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TÉLÉTRAVAIL : COMMENT LES ENTREPRISES ONT SURMONTÉ LA CRISE ?
L’année 2020 fut pleine de rebondissement en France et dans le monde
entier. La crise sanitaire à laquelle nous devons actuellement faire face à
changer le fonctionnement de beaucoup d’entreprise qui ont dû continuer leur
activité en pratiquant le télétravail comme conseillé par Emmanuel Macron lors
de son allocution du 12 mars 2020. Mais qu’est-ce que cela implique réellement
et comment être productif tout en séparant vie privée et vie
professionnelle ?
Depuis début mars, le télétravail s’est avéré être une des solutions
préconisées contre l’épidémie du coronavirus par le gouvernement qui appelait
au maintien de celui-ci au moins jusqu’à l’été 2020.
Si les entreprises ont bien entendu l’importance de maintenir leur activité
à distance, elles ne se rendent pas toujours compte de toutes les contraintes
organisationnelles que cela demande. Et encore plus en période de confinement
où il est primordial de connaître les solutions disponibles pour optimiser au
mieux le travail de chacun des collaborateurs.
Illustration : Freepik
QU'EST CE QUE LE TÉLÉTRAVAIL ?
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Depuis mars 2012, le télétravail est entré dans les mœurs de notre société. On peut le qualifier comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle, l’employé effectue son travail hors des locaux de l’entreprise et ce, de manière récurrente et volontaire en utilisant toutes les technologies d’information qui lui sont nécessaires pour la bonne exécution de ses missions.
Toutes les catégories professionnelles peuvent bénéficier du télétravail, hormis les postes qui ne peuvent s’effectuer à distance (métiers de la vente, restauration…).
Le télétravail est régulièrement effectué au domicile du salarié mais il peut aussi l’être à l’endroit de son choix (espaces de coworking, dans un tiers-lieu…) à condition d’en informer l’entreprise, il est important d’avoir une trace écrite (mail, courrier, avenant au contrat…).
En cas de télétravail, l’employeur est donc tenu de fournir à son salarié tout le matériel nécessaire à la bonne réalisation de son travail et notamment prendre en charge les coûts des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci.
EN CONFINEMENT, QU'EST-CE QUI CHANGE ?
En général, on parle de télétravail comme étant un travail à distance stable avec un ou plusieurs jours définis, il est régulier.
En période de crise sanitaire comme celle du COVID19, on répond à un besoin ponctuel, il est appelé le télétravail exceptionnel.
La différence est telle que celui-ci peut être mis en place sans l’approbation du salarié car il est justifié par une cause spécifique et n’est pas normé pour permettre à l’entreprise de maintenir son activité.
D’autant plus que le télétravail durant cette période est plus compliqué en matière d’organisation pour les salariés qui doivent pratiquer dans un environnement spécifique : enfants à la maison dont les parents sont contraints de suivre la scolarité, conjoint en télétravail, impossibilité de recourir aux aides extérieures habituelles (crèches, écoles, nounous…), impossibilité d’accéder aux espaces de coworking, etc.
Alors que le télétravail classique est souvent bénéfique pour les collaborateurs car il améliore la qualité de vie des salariés (plus de trajet, fatigue moins élevée, plus de concentration et d’efficacité, plus grande flexibilité de l’agenda…), le télétravail en période d’épidémie peut générer des situations particulièrement à risque.
Illustration : Freepik
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QUELS SONT CES RISQUES ?
Pour le salarié, l’isolement est l’un des risques majeurs du télétravail en confinement. Certaines personnes ont davantage besoin d’échanger et l’absence de relation avec les collègues peut générer des tensions, de l’incompréhension et détériorer le travail d’équipe.
Le côté vie privée/vie professionnelle peut également être impacté car il peut être difficile pour un salarié d’allier ces deux aspects et les équilibrer. Le surplus des sollicitations par e-mail et par téléphone et la multiplication des vidéoconférences peuvent désorganiser le travail, il peut alors y avoir un risque d’hyperconnexion. De plus, cela peut s’avérer d’autant plus frustrant pour le salarié s’il doit en plus, gérer différentes tâches ménagères du quotidien de manière chronophage.
Pour l’employeur aussi, ce n’est pas toujours facile de voir ces salariés contraints de télétravailler pendant une période indéterminée.
Le maintien de son activité et de sa productivité est un enjeu primordial pour celle-ci. Toutefois, l’entreprise doit pouvoir faire respecter un certain nombre de règle parfois contradictoire comme :
- Faire preuve d’empathie envers les parents qui doivent garder et s’occuper de leurs enfants
- Exiger de son employé qu’il soit joignable et disponible lors des horaires définis pour le travail
- Organiser, structurer et adapter les activités à la crise à laquelle nous devons faire face
En l’absence de norme pour le télétravail exceptionnel, de nombreuses questions se posent notamment pour les frais que celui peut engendrer pour le salarié (électricité, matériels, internet…).
Quelques réponses à ses questions ont été trouvées sur le site du ministère du travail. Par contre, la position que prend le ministère n’a pas de valeur juridique et ne lie pas les juridictions en cas de contentieux. Ceci signifie qu’une entreprise pourrait très bien devoir un versement d’indemnités de télétravail si le Conseil de Prud’hommes est saisi dans le cadre d’une demande en justice formulée par un salarié en télétravail durant l’épidémie du coronavirus.
Au vu de ces différents risques, l’employeur devrait pour se protéger et protéger ces salariés établir un contrat, une charte ou un document répertoriant toutes les modalités du télétravail
COMMENT LES ENTREPRISES PEUVENT MIEUX GÉRER LE TÉLÉTRAVAIL ?
La crise exceptionnelle que nous avons vécu et que nous continuons de vivre a fait remonter l’importance d’élaborer un document permettant de réglementer le télétravail au sein de l’entreprise. Si c’est un accord d’entreprise, celui doit être en accord avec les syndicats de l’entreprise si c’est une charte, elle doit être soumise au Comité Social et Économique (CSE) et communiqué à l’Inspection du Travail. Dans ce document, l’entreprise devra préciser toutes les informations relatives au passage au télétravail.
Il est également important pour les entreprises d’établir des horaires, certaines personnes, notamment les cadres n’ont pas d’horaires définis à l’avance, par conséquent, le manque d’horaire n’aide pas l’hyperconnexion. Chaque employé, pour son bien être mental doit être en mesure de s’accorder des coupures avec son travail.
De plus, d’un point de vue plus technique, il est important que les entreprises puissent rester en contact de manière régulière avec leurs salariés sans pour autant entrer trop dans leur intimité, des outils de messageries instantanées existent comme Slack, Microsoft teams, Google Meet se sont pas mal développés pendant le confinement permettant ainsi aux collaborateurs d’échanger entres eux mais aussi de voir les personnes connectées, occupées, ou absentes.
Pour éviter aux salariés de se ressentir l’isolement lié au confinement, différents moyens de communication existent et il est important de maintenir le travail d’équipe, il est primordial de faire des réunions hebdomadaire, d’une part, pour que le manager puisse suivre l’avancée de chaque projet et d’autre part, pour permettre aux membres de l’équipe de communiquer. Surtout durant cette période où l’activité est réduite ce qui peut frustrer/inquiéter les collaborateurs.
Il faut continuer les brainstorming régulier, et intégrer l’équipe au développement stratégique et aux idées comme c’était le cas avant le confinement. Pour cela, l’utilisation des plateformes collaboratives (en savoir +) est l’idéal pour stocker vos documents et les partager mais également pour communiquer, brainstormer, coordonner et animer vos réunions pour ainsi les rendre plus attrayantes et remotiver le travail des troupes.
ET NOUS DANS TOUT ÇA ?
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Ocho consulting vous aide à choisir les bons outils et à définir les meilleurs moyens pour rester en contact et maintenir votre activité dans les périodes délicates comme celle du COVID19.
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Nous continuons de vous approvisionner en matériel si besoin en est. Et nous vous garantissons la maintenance et le suivi, y compris à distance.
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